أبرز أدوات الذكاء الاصطناعي للمساعدة في إدارة المستندات

تبحث الشركات باستمرار عن حلول مبتكرة لتسهيل إدارة المستندات الخاصة بها. ومع استمرار الذكاء الاصطناعي بالتطور وإثبات دوره في تسهيل العديد من جوانب العمل المختلفة، طُوّرت العديد من الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي لتسهيل التعامل مع المستندات عن طريق أتمتة إنشاء مستندات الأعمال المهمة وتخزينها وتنظيمها.

توفر أفضل أدوات إدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مجموعة واسعة من المزايا المصممة لتلبية احتياجات الشركات المختلفة. وفي هذا المقال، سنذكر 5 من أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي للمساعدة في إدارة المستندات:

1- أداة FabSoft DeskConnect:

FabSoft DeskConnect هي أداة ذكاء اصطناعي لتسهيل إدارة المستندات ومعالجتها، وتشمل المزايا الأساسية لأداة FabSoft DeskConnect ما يلي:

• دعم الأنواع المتعددة للمستندات.
• القدرة على تعرّف البيانات المدرجة في المستندات واستخراجها تلقائيًا بالاعتماد على التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.
• أتمتة تنظيم المستندات ونقلها إلى خدمات التخزين السحابية.
• توفر هذه الأداة واجهة سهلة الاستخدام وقابلة للتخصيص؛ مما يسمح بإضافة الأدوات المناسبة للتحكم في تنظيم المستندات وأتمتة الإجراءات المختلفة.
• تتضمن مزايا أمان عالية المستوى لحماية خصوصية المستندات ومنع الوصول غير المصرح به.

2- أداة DocuPhase:

DocuPhase هي أداة لإدارة المستندات صُممت خصوصًا لتحسين عمليات تخزين المستندات ومسحها ضوئيًا وأرشفتها للشركات الكبيرة والصغيرة، وتشمل المزايا الأساسية لأداة DocuPhase ما يلي:

• إمكانية استخراج البيانات من المستندات بسهولة بواسطة الذكاء الاصطناعي.
• الدقة والسرعة في استرجاع البيانات من الملفات القديمة باستخدام مزايا الذكاء الاصطناعي المتقدمة.
• تنظيم المستندات وفهرستها بسهولة بالاعتماد على التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.
• تتضمن واجهة سهلة الاستخدام.
• تدعم مزية البحث المتقدم لتتمكن من الوصول إلى أي مستندات مخزنة بسهولة.

3- أداة Fluix:

Fluix هي أداة لإدارة المستندات وتسريع سير العمل عن طريق تمكين الشركات من تخزين المستندات والنماذج الهامة داخل مساحة تخزين مركزية آمنة، والوصول إلى الملفات الأساسية بسهولة، حتى في حال عدم توفر اتصال بالإنترنت.

إليك المزايا الأساسية لأداة Fluix:

• توفر مزايا للتواصل بين أعضاء فريق العمل، وترسل الإشعارات والتحديثات لحظيًا في حال إضافة مهام الجديدة أو إضافة رسائل مهمة.
• الفهرسة التلقائية للملفات؛ مما يسمح للشركات بتحسين سير العمل وتعزيز الكفاءة.
• توفر مساحة تخزين مركزية لجميع المستندات المهمة المتعلقة بالعمل.
• تدعم تقنية التعرف البصري على الحروف (OCR) لاستخراج النصوص من الصور.
• توفر روبوت دردشة مدعوم بمزايا ChatGPT يمكن لفريق العمل استخدامه لتسهيل الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالمستندات.

4-أداة M-Files:

تساعد أداة M-Files في إدارة المستندات الرقمية، وتتمتع بقدرات بحث قوية؛ مما يُمكّن المستخدمين من تحديد موقع المستندات بسرعة وسهولة، كما تُسهّل هذه الأداة عملية إنشاء المستندات من خلال توفير قوالب مجهزة سابقًا، وتعتمد على الذكاء الاصطناعي لتنظيم المستندات والبيانات.

إليك المزايا الأساسية لأداة M-Files:

• تتضمن مزية بحث متقدمة؛ مما يتيح للمستخدمين العثور على المستندات بسرعة وسهولة، وتوفير الوقت والجهد.
• توفر قوالب جاهزة لتسهيل إنشاء المستندات وحفظها.
• تتضمن مزايا أمان مدمجة للحفاظ على أمان البيانات داخل المستندات.
• تتضمن مزايا تعاونية تسمح لفرق العمل بالتعاون لكتابة المستندات، وتسمح بإضافة تعليقات على المستندات في وقت واحد من أكثر من شخص.
• تتكامل مع مجموعة من أدوات الإنتاجية الشائعة الاستخدام مثل: Microsoft Teams و Salesforce و SharePoint و Outlook وغير ذلك.
• تستخدم الذكاء الاصطناعي لتنظيم المعلومات وفهم سياق المستند واستخراج المعلومات من المستندات.

5- أداة SharePoint AI:

تساعد أداة SharePoint AI في تمكين الموظفين من العمل بنحو أكثر ذكاءً وأسرع مع تقليل الجهود اليدوية وتحسين الإنتاجية؛ إذ توفر هذه الأداة مزايا متنوعة لتسهيل إدارة المستندات ومعالجتها وتسريع سير العمل، ومن أبرز هذه المزايا:

• القدرة على معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي، والتصنيف التلقائي للمستندات، واستخراج المعلومات منها.
• أتمتة سير العمل بالذكاء الاصطناعي وتسهيل تنظيم المستندات.
• تعتمد على الذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات.
• تقدم مزايا خاصة لتسهيل التعامل مع المستندات المهمة، مثل: العقود وبيانات العمل والفواتير.